取引先から届く請求書や納品書が、紙のまま机に積もっていく。あとで集計するために、一枚ずつ見ながらエクセルに金額を打ち込む。この転記作業が、地味に時間を食う。しかも打ち間違いの危険がつきまとう。紙の書類とデータ入力のあいだには、いつも面倒な手作業が挟まっています。
転記がつらいのは、目と手を往復させ続けるからです。紙を見て、画面に打って、また紙を見る。集中力が要るのに、単調。だから疲れるし、間違える。
撮って、表にしてもらう
この往復をなくせます。紙の書類をスマホやスキャナで撮影し、その画像をAIに渡して、「この書類から、日付・取引先・金額を表にしてください」と頼む。すると、紙に書かれた情報が、整理された表になって返ってきます。
何枚もまとめて渡せば、一覧表にもできます。一枚ずつ打ち込んでいた作業が、撮って頼むだけになる。読み取りの精度は完璧ではありませんが、ゼロから打つよりはるかに速い。
確かめるのは、金額と固有名詞
AIの読み取りは、たいてい正確ですが、過信は禁物です。確かめるべきところを決めておきます。
- 金額の桁。ここだけは一枚ずつ目で確かめる
- 取引先の名前。似た社名は取り違えることがあります
- 日付。月と日の取り違えに注意
「打つ作業」が「確かめる作業」に変わる。同じ目を使うのでも、確かめるほうがずっと楽です。
エクセルが苦手でも使える
表計算が得意でなくても問題ありません。AIに「この内容をエクセルに貼れる形にして」と頼めば、そのまま貼り付けられる形で出してくれます。難しい関数も、複雑な操作も要りません。撮って、頼んで、貼る。その三つだけで、紙の山がデータに変わります。
紙を捨てる前の整理にも使える
たまった書類を片付けたいけれど、捨てる前にデータだけ残したい。そんなときにも使えます。撮ってデータにしておけば、紙は安心して処分できる。倉庫の書類整理にも応用がききます。
明日できる小ささ
机の上の紙を一枚だけ、写真に撮ってAIに「表にして」と頼んでみる。読み取られた表を見れば、何枚もある書類への応用がすぐ思いつくはずです。紙の書類のデータ化は、AI導入支援で相談に乗っています。
