会議そのものより、終わったあとが憂鬱だという人は多いはずです。理由は議事録。誰がやるかでもめて、結局いつもの人が持ち帰って、その晩に思い出しながら書く。会議は一時間で終わったのに、議事録に二時間かかる。これはよくある話です。

つらさの正体は、聞きながら書けないことにあります。発言を追うだけで精一杯で、要点をまとめる余裕がない。だからメモは断片的になり、あとで記憶を頼りに復元する。その復元こそが、いちばん時間を食う作業です。

録音を、文字にしてから考える

順番を変えると楽になります。会議中は、書くのをやめて録音だけにする。スマホの録音アプリで十分です。終わったら、その音声をAIに文字へ起こさせる。ここまでは機械の仕事です。

文字になったものは、当然ながら冗長です。雑談も言い間違いも全部入っている。そこでAIにこう頼みます。「この会議の記録から、決まったことと、誰が何をいつまでにやるかだけ、箇条書きで抜き出してください」。すると、長い記録が一枚の要点に縮みます。

人がやるのは、最後の確認だけ

AIが抜き出した要点を、人が読んで直す。これが新しい議事録づくりです。

  • 固有名詞の聞き間違い。社名や人名は、AIがよく取り違えます
  • 言った言わないになりそうな約束事。ここだけは人の目で確かめる
  • 社外に出す部分の表現。角の立つ言い回しは整える

書くのではなく、直す。この違いは大きい。白紙から書き起こす二時間が、要点を確かめる二十分に変わります。

録音していいか、ひとこと

ひとつだけ礼儀があります。録音する前に「記録のために録らせてください」と一言断る。これは相手への配慮であると同時に、あとで使うときの安心にもつながります。社内会議なら、最初に習慣として決めておくといいでしょう。

明日できる小ささ

次の会議で、メモを取るのをやめて録音だけしてみる。書き起こしや要約は、終わってからゆっくり試せばいい。まずは「聞くことに集中できる会議」を一度味わってみてください。議事録の宿題から解放される段取りは、AI導入支援のページにも具体例を置いています。