海外から仕入れをしている会社では、英語のメールのやり取りが避けられない。翻訳ソフトに貼り付けて意味は分かるけれど、返信を書くとなると話は別です。日本語で書いて訳すと、なんだかぶっきらぼうになる。相手に失礼ではないか、不安なまま送信ボタンを押している。
翻訳ソフトのもどかしさは、言葉を置き換えるだけ、というところにあります。訳は正しくても、商売のメールとして自然かどうかまでは面倒を見てくれない。
訳すのではなく、書いてもらう
AIは、翻訳と文面づくりを一度にやれます。「取引先に、納期を一週間延ばしてほしいと、丁寧にお願いする英文メールを書いて」と頼む。すると、ただ訳しただけでなく、ビジネスメールとして自然な英文が返ってきます。
逆に、届いた英文メールを渡して「これに、了承する返事を英語で書いて。少し感謝も伝えて」と頼むこともできる。やり取りの流れごと汲んで、ふさわしい返信を作ってくれます。訳す道具ではなく、英語のできる同僚に頼む感覚に近い。
大事な数字は、自分で確かめる
便利ですが、任せきりは禁物です。
- 金額、数量、納期などの数字は、自分の目で確かめる
- 重要な契約に関わる文面は、念のため意味を再確認する
- 微妙なニュアンスが大事な場面では、慎重に
AIが書いた英文も、送る前に一度、日本語に訳し返して意味を確かめると安心です。
相手の文化に合わせてもらう
国によって、メールの礼儀は少しずつ違います。アメリカ向けとアジア向けでは、ちょうどいい丁寧さも変わる。AIに「相手はこの国の会社です」と伝えれば、その文化に合った調子で書いてくれます。言葉だけでなく、礼儀の翻訳もしてくれる感覚です。
電話やチャットにも応用できる
メールだけでなく、海外の取引先とのチャットでも同じことができます。とっさの返事に詰まったとき、言いたいことを日本語で伝えれば、自然な英語にしてくれる。言葉の壁が、少し低くなります。
明日できる小ささ
次に英文メールを書くとき、翻訳ソフトの前に、AIに「こういう内容で、丁寧な英文メールを書いて」と頼んでみる。訳しただけの文面との違いを、一度見比べてみてください。海外とのやり取りの効率化も、AI導入支援で相談できます。
