日報は、帰り道に喋って終わりにする

一日の終わり、疲れた体で机に向かって日報を書く。今日何をやったか思い出しながら、文章に整える。たいした分量ではないのに、なぜか手が進まない。日報が嫌で残業になる、という本末転倒も起きています。

日報がつらいのは、行動を文章に変換する手間です。やったことは体が覚えているのに、それを「です・ます」の文にするのが面倒くさい。この変換こそ、AIが得意なところです。

喋ったものを、文章にしてもらう

やり方を変えます。帰り道や車の中で、スマホに向かって今日やったことを喋る。「午前は山田商店に納品、午後は新規の見積を二件、夕方クレーム対応が一件」。話し言葉のまま、思い出すままでいい。

その音声をAIに渡して、「これを日報の文章にしてください」と頼む。すると、ぶつ切りの話し言葉が、整った日報になって返ってきます。あとは送るだけ。机に向かう時間が、まるごと消えます。

AIに頼むと、きれいに整いすぎることがあります。日報は記録であって作文ではないので、立派な文章にする必要はありません。「簡潔に、事実だけ」と添えておくと、ちょうどいい温度になります。

日報がつらい本当の理由は、毎日だからです。一日分の手間は小さくても、それが毎日積もると負担になる。喋るだけで終わる形にすると、この毎日の小さな抵抗が消えます。続けられるかどうかは、一回あたりの軽さで決まります。重い日報は、書かなくなる。軽い日報は、続く。

日報を出す側だけでなく、読む側も楽になります。形式が揃った日報は、上司が目を通すのも速い。バラバラの書き方より、要点が拾いやすくなります。

今日の帰り、日報を書く代わりに、スマホに一分だけ喋ってみる。それをAIに「日報にして」と渡す。一回やってみれば、書く日報には戻れなくなるかもしれません。こうした小さな置き換えの相談は、AI導入支援で受けています。