AIの直しが「やりすぎ」になる理由

Outlookは、Microsoftのメールと予定表のソフトです。そこに入っているAIアシスタントのCopilotに、メールの下書きや返信案づくりを頼めます。日本の中小企業でも、Microsoft 365を契約していれば目にする位置にあります。

ただ、AIに文章の直しを頼むと、しばしば「やりすぎ」が起きます。一文だけ気に入らなくて頼んだのに、文章全体が書き直されて返ってくる。気に入っていた部分まで変わってしまい、結局自分で戻す羽目になる。AIの直しが面倒に感じられる一番の理由は、たいていこれです。

頼み方。範囲を選んで、その部分だけ

OutlookのCopilotでは、下書きの中の直したい部分だけを選んで、調整を頼めます。選んだ部分の長さを変える、言い方をやわらげる、構成を整える、といった注文ができます。全体を預けるのではなく、人が赤ペンを入れる感覚で、「ここだけもう少し丁寧に」が通じる形です。

取引先へのメールは、書き出しの一文に時間がかかるものです。全体の流れはできているのに、最初の挨拶だけ硬すぎる。そんなとき、その一文だけ選んで「もう少しやわらかく」と頼めるのは、実際の使い勝手として大きな差です。

範囲を絞ると、もうひとつ良いことがあります。AIが触らない部分がはっきりするので、直しの確認が速く終わります。

これは何を意味しないか

メールが自動で送られるようになる、という話ではありません。直すのも送るのも、指示とボタンは人が押します。また、Copilotは法人向けの契約が前提の機能で、画面の形は環境によって多少違います。自分の画面で見当たらなくても、あわてる必要はありません。この「範囲を絞って頼む」という工夫自体は、OutlookにかぎらずほとんどのAIで通用します。

明日できる小ささ

AIにメール文の直しを頼むとき、次からは「全部」ではなく「この段落だけ」と範囲を絞って頼んでみてください。部分で頼む癖がつくと、AIの直しは急に使いやすくなります。