月末が近づくと、机の上に納品書や作業記録がたまっていく。それを一枚ずつ見ながら、請求書に書き写していく。金額を足して、消費税を計算して、宛名を整える。月末の二日間がこれで埋まる、という会社は少なくありません。

請求書づくりが重いのは、ミスが許されないからです。桁を間違えれば取引先に迷惑がかかる。だから慎重になり、何度も見直す。その慎重さは正しいのですが、全部を手作業でやっていると、慎重さのコストが高すぎます。

写す作業と、確かめる作業を分ける

請求書づくりは、二つの作業が混ざっています。納品書から請求書へ数字を写す作業と、その数字が正しいか確かめる作業。AIに任せられるのは、前の「写す」ほうです。

納品書や作業記録の写真、あるいはエクセルのデータをAIに渡して、「この内容を請求書の項目に整理してください」と頼む。すると、ばらばらの記録が請求書の形に並びます。あとは人が、金額の最終確認をする。

確かめるところは、人が残す

  • 合計金額と消費税。ここは電卓でもう一度確かめる価値があります
  • 宛名と振込先。間違えると一番困るところです
  • 前月との比較。急に増減していたら、写し間違いを疑う

AIは計算もできますが、お金が絡む最終確認は人の目を通す。これは効率より信用の問題です。

一度教えれば、来月も使える

最初に一度、御社の請求書の形をAIに覚えさせておくと、翌月からはもっと速くなります。「うちの請求書はこの項目順で、この但し書きを入れる」と型を渡しておく。すると毎月、同じ形で整えてくれます。月末のたびにゼロから説明する必要はありません。

使っている会計ソフトと、けんかさせない

すでに会計ソフトを使っているなら、無理に置き換える必要はありません。AIは、ソフトに入力する前の「ばらばらの記録を整える」ところで使う。ソフトの手前を楽にする道具、と考えると無理がありません。

明日できる小ささ

次の月末を待たず、今ある納品書を一枚だけ写真に撮って、AIに「請求書の項目に整理して」と頼んでみる。うまくいく感覚さえ掴めれば、月末の渋滞のほどき方が見えてきます。月末の段取りづくりは、AI導入支援でも相談に乗っています。