在庫の管理が、本人の頭の中と、何枚かの紙メモで回っている。発注のタイミングも、勘と経験で決めている。回っているうちはいいのですが、担当者が休んだ途端に分からなくなる。あるいは、うっかり発注を忘れて欠品する。在庫管理は、専用システムを入れるほどでもないけれど、紙のままだと危うい、という中間にあります。
つらいのは、情報が一か所にまとまっていないことです。棚の在庫、注文済みの数、いつもの発注先。これらが頭と紙に散らばっている。だから全体が見えず、判断がその場しのぎになる。
メモを渡して、一覧にする
まず、今ある在庫メモや発注の記録を、ばらばらのままAIに渡す。「これを、品名・在庫数・発注先・発注の目安が分かる表にしてください」と頼む。すると、散らばっていた情報が一枚の表になります。
一覧になると、全体が見える。何が少なくなっているか、どれを発注すべきかが、ひと目で分かる。頭の中だけで管理していたものが、誰でも見られる形になります。
発注の目安も、書いておく
表にするときに、「この数を切ったら発注」という目安を一緒に入れておくと役立ちます。
- いつも切らしがちな品は、目安を高めに
- 届くまで時間がかかる品は、早めの目安に
- 季節で変わる品は、その旨をメモに残す
目安が表にあれば、担当者でなくても「これは発注したほうがいい」と判断できます。属人化が、ひとつほどけます。
写真からでも作れる
棚の在庫を数えてメモするのが面倒なら、棚を写真に撮ってAIに渡す手もあります。「写っている商品と、だいたいの数を表にして」と頼めば、目視のたたき台ができます。完璧な棚卸しではありませんが、ざっと現状を把握するには十分です。
大げさにしない
立派な在庫管理システムにする必要はありません。エクセル一枚で十分です。まず見えるようにすることが目的で、高機能を目指すと続かなくなる。シンプルな一覧こそ、毎日見てもらえます。
明日できる小ささ
今ある在庫のメモを、紙でも頭の中でもいいので、一度ぜんぶ書き出してAIに「表にして」と渡す。一枚にまとまった在庫表を見れば、次に何をすべきかが見えてきます。こうした管理の仕組みづくりは、AI導入支援で相談できます。
