アカウント

詳しく説明すると

アカウントとは、サービス上の「あなたの席」のことです。メールアドレスとパスワードで作る利用者登録のことで、会話の履歴、設定、契約プランは、すべてこの席に紐づいて保存されます。

個人で使うぶんには説明不要の言葉ですが、会社で使い始めた途端、アカウントは管理の問題になります。核心はひとつ、「会社のAI利用の中身は、アカウントの中にある」ということです。誰が何を相談し、どんな社内情報を入れたか。その記録は全部、それぞれのアカウントの会話履歴に溜まっていきます。

ここから、会社で守りたい原則が三つ出てきます。第一に、一人一席。ひとつのアカウントを複数人で使い回すと、誰が何を入力したのか分からなくなり、パスワードの共有そのものが漏えいの入り口になります。人数分の費用を惜しんで相席にするのは、順番が逆です。第二に、会社の席と私物の席を分ける。社員が私物アカウントで仕事の情報を扱うと、退職後もその履歴は本人の手元に残り、会社からは見えも消せもしません。業務は会社が管理するアカウントで、が基本線です。第三に、席には鍵を増やす。アカウントの乗っ取りは、履歴ごと会社の情報を持っていかれる事故なので、二段階認証をセットで有効にします。

実務に落とすなら、社内ルールは三行で足ります。業務利用は会社支給のアカウントで。使い回しはしない。二段階認証を設定してから使う。人の出入りがある会社なら、退職時にアカウントを止める手順を、メールと同じ扱いで退職チェックリストに一行加えてください。

関連語: 「二段階認証」 「法人向けプラン」 「情報漏えい」