簡単にいうと
パソコン上の決まりきった操作(転記、ダウンロード、入力)を、ロボットのように自動で繰り返させる道具です。生成AIより前から普及していました。
誤解しがちなこと
生成AIとRPAは別の道具です。RPAは「決まった手順を正確に繰り返す」のが得意で、判断や文章づくりはできません。逆に生成AIは繰り返しの正確さが苦手。「考えるのはAI、手を動かすのはRPA」という分担で組み合わせる関係です。
詳しく説明すると
RPAとは、人がパソコン上で行う決まりきった操作を、ソフトウェアに再現させて自動化する仕組みのことです。読み方はアールピーエー。Robotic Process Automation(ロボットによる業務自動化)の頭文字ですが、機械の腕が動くわけではなく、画面の中で動くソフトのロボットです。
得意なのは、手順が完全に決まっている反復作業です。毎朝、販売システムから数字を書き出して、決まったExcelに貼り、決まった宛先へメールする。この「毎回まったく同じ手順」を記録して、人の代わりに実行します。録画した操作を再生する、という理解でおおむね正しいです。
AIとの違いを知っておくと、道具選びを間違えません。RPAは手順に忠実で、判断をしません。だから画面のボタンの位置が変わっただけで止まります。生成AIは逆に、判断や文章化のような曖昧な仕事をこなしますが、毎回まったく同じ操作を確実に繰り返すことは得意ではありません。定規とペンのような関係で、優劣ではなく分担です。実際、近年は両者を組み合わせ、AIが請求書を読んで内容を判断し、RPAが会計ソフトへ入力する、という役割分担の自動化が現実的になっています。
導入を考えるときの入り口は、道具ではなく作業の棚卸しです。「毎日(毎週)やっている、手順が完全に決まったパソコン作業」を紙に書き出す。候補が挙がらなければRPAはまだ要りませんし、挙がったなら、その作業の頻度と時間が投資判断の材料になります。
注意はひとつ、ロボットは作って終わりではないことです。業務ソフトの画面が更新されるたびに手直しが要るため、誰が面倒を見るのかを決めずに導入すると、止まったまま放置されがちです。導入費用と同じくらい、保守の体制を確かめてください。
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