社外秘

詳しく説明すると

社外秘とは、社外の人に知られてはならない会社の情報のことです。取引条件や原価、顧客リスト、開発中の計画。ラベルが貼ってあるかどうかに関わらず、外に出たら困る情報はどの会社にもあります。

AIの時代にこの言葉が改めて大事になるのは、「入力」という新しい出口ができたからです。対話型AIはクラウドのサービスなので、入力した文章は事業者のサーバーへ送られます。適切な設定と契約の下では管理された送信ですが、それでも「社外の設備に渡る」という事実は変わりません。だからAI活用の社内ルールは、突き詰めると一つの問いに行き着きます。どの情報までなら入れてよいか。

実務でうまくいくのは、情報を三段に分ける方法です。一段目、公開してよい情報。ホームページに書いてあることや一般的な質問で、これはどのAIに入れても問題になりません。二段目、社内限りの情報。業務文書や社内手順で、学習に使われない設定や法人向けプランなど、扱いの整った環境でのみ入れてよい層です。三段目、それでも入れない情報。顧客の個人情報の一覧や、口座・パスワード、契約で秘密保持を負っている他社の情報など、環境が整っていても原則入れない層を決めておきます。

この線引きには、隠れた効用があります。AIのためだけでなく、会社の情報管理そのものの棚卸しになることです。どの情報が二段目で、どれが三段目か。これを決める過程で、今まで曖昧だった「うちの社外秘とは何か」が初めて言葉になります。

ルールにするなら難しい規程は要りません。三段の分類表を一枚作り、「迷ったら入れる前に聞く」を添える。それだけで、現場は判断に迷わなくなります。

関連語: 「情報漏えい」 「個人情報」 「法人向けプラン」