簡単にいうと
仕事の流れのことです。書類が誰から誰へ渡り、どこで確認と承認を受けて完了するか、という一連の道筋を指します。「ワークフローの自動化」は提案書の定番の文句です。
誤解しがちなこと
横文字にすると新しい概念に聞こえますが、正体は回覧板と稟議のハンコの列です。そして「自動化」で消えるのは紙とハンコの移動時間であって、判断そのものではありません。誰が何を判断するかが整理されていない流れは、電子化しても渋滞の場所が変わるだけです。
詳しく説明すると
ワークフローとは、ある仕事が始まってから完了するまでの、書類・情報・承認の流れのことです。IT業界では特に、申請と承認の道筋を電子化する仕組みを指して使われます。
この言葉が提案書に頻出する理由は、どの会社にも承認の流れがあり、そして多くの会社でそれが紙とハンコと「〇〇さんの机の上で止まっている」状態だからです。電子化すれば、書類がいまどこにあるか見え、外出先からも承認でき、記録も残る。効果の分かりやすい領域です。
たとえるなら、回覧板です。町内会の回覧板が、隣の家の玄関で三日眠るのはよくあること。電子化は回覧板を瞬間移動させますが、読まずに積んでおく人の癖までは直してくれません。
AIとの関係では、この言葉は新しい文脈を持ち始めています。承認の移動だけでなく、途中の作業そのもの、たとえば申請内容の下書きや添付書類の確認をAIに手伝わせる、という提案が増えているからです。ここで効いてくるのが線引きです。移動と下書きは機械に任せられますが、承認という判断は人の仕事として残す。この線が曖昧な自動化は、便利さと引き換えに、誰も中身を見ていない承認の列を作ります。速くなった流れほど、判断の置き場所は先に決めておく価値があります。
提案書で「ワークフローを自動化」とあれば、聞くことは具体の一点です。どの申請書の、どの区間の話か。全体をぼんやり自動化する提案より、経費精算の申請から承認までを対象にする、と区間を名指しできる提案のほうが、見積も効果も検証できます。
最初の一歩
まずは、お話を聞かせてください。
売り込みはしません。お話ししてみて合わないと感じたら、断ってください。
無料で相談するつくば対面/オンライン・無理な勧誘はしません